Facturation électronique pour les artisans du BTP : tout ce qu'il faut savoir pour être en règle et gagner en efficacité

 

Comprendre la facturation électronique : définition et obligations légales

La facturation électronique s'impose progressivement à toutes les entreprises, y compris aux artisans du BTP. Cette réforme vise à moderniser les échanges commerciaux, à lutter contre la fraude à la TVA et à simplifier les obligations administratives des entreprises. Mais concrètement, qu'est-ce qu'une facture électronique et quelles sont les obligations pour les professionnels du bâtiment ?
 
Contrairement à une facture au format PDF envoyée par e-mail ou par courrier, une facture électronique est un document créé, émis, transmis et reçu sous un format structuré qui permet un traitement automatisé. Elle doit respecter des normes précises et transiter par une plateforme agréée.
 
Une facture électronique se distingue par :

• Son format structuré : elle est émise en XML, UBL ou CII, garantissant son exploitation automatique.
• Son mode de transmission sécurisé : elle passe par le portail public de facturation (Chorus Pro) ou une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP).
• Son archivage obligatoire : elle doit être conservée sous format numérique pendant 10 ans.

 

Pourquoi cette obligation ? Les objectifs de la réforme

Cette transition vers la facturation électronique répond à plusieurs enjeux majeurs :

• Lutter contre la fraude à la TVA en automatisant les contrôles fiscaux.
• Faciliter la gestion des factures pour les entreprises grâce à une meilleure traçabilité.
• Réduire les coûts administratifs liés à l'impression et à l'envoi des factures papier.
• Accélérer les paiements grâce à une transmission plus rapide et fiable des documents comptables.

 

Qui est concerné et à partir de quand ?

L'obligation de facturation électronique s'appliquera à toutes les entreprises établies en France soumises à la TVA. Cependant, le calendrier de mise en place varie en fonction de la taille des entreprises :

• 1er septembre 2026 : obligation pour les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire (ETI).
• 1er septembre 2027 : obligation pour les petites et moyennes entreprises (PME) et micro-entreprises, dont la plupart des artisans du BTP.

 
L'obligation de recevoir des factures électroniques s'appliquera pour l'ensemble des entreprises dès le 1er septembre 2026.
Les artisans du bâtiment doivent donc anticiper cette échéance pour éviter toute difficulté administrative et s'assurer d'être en conformité dans les délais impartis.

 

Ce que cela change pour les artisans du BTP

L'arrivée de la facturation électronique va bouleverser les habitudes des artisans du BTP. Finis les factures papier et les documents envoyés par e-mail sous format PDF. Désormais, l'ensemble du processus, de l'émission à la réception, devra passer par des plateformes agréées. Cela implique des ajustements, mais aussi des avantages en termes de gestion et de traçabilité.

 

Fin du papier : quelles obligations pour l'émission et la réception des factures ?

Avec cette réforme, les artisans ne pourront plus envoyer leurs factures sous forme papier ou en PDF non structuré. À la place, ils devront utiliser une plateforme spécifique pour :

• Émettre des factures sous un format électronique structuré (UBL, CII, Factur-X).
• Envoyer et recevoir ces factures via le portail public de facturation (Chorus Pro) ou une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP).
• Assurer l'archivage électronique des factures pendant au moins 10 ans, conformément aux règles fiscales.

 
Pour les artisans qui travaillent avec de nombreux clients (particuliers, sous-traitants, fournisseurs), il faudra s'adapter à ces nouveaux outils et vérifier que chaque facture respecte bien le cadre légal.

 

Transmission via la plateforme Chorus Pro et autres PDP

Toutes les factures électroniques devront transiter par un canal sécurisé.
Deux options s'offrent aux artisans :

• Utiliser Chorus Pro, la plateforme mise en place par l'État, déjà obligatoire pour facturer les marchés publics.
• Passer par une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP), qui proposera des services supplémentaires comme l'automatisation des relances ou le suivi des paiements.

Le choix de la solution dépendra des besoins de chaque artisan et des logiciels déjà utilisés pour la gestion administrative.

 

Quelles mentions obligatoires sur une facture électronique ?

Les règles de facturation restent globalement les mêmes, mais avec des exigences supplémentaires en termes de format et d'envoi. Une facture électronique devra toujours inclure :

• Les informations classiques : coordonnées de l'émetteur et du client, numéro de facture, date d'émission, description des prestations, montant HT et TTC, TVA appliquée.
• Un identifiant unique permettant son suivi dans le système de facturation électronique.
• Le format structuré exigé par la réglementation, permettant un traitement automatisé par l'administration fiscale et les entreprises clientes.

 

Comment se préparer à la facturation électronique ?

Il est essentiel pour les artisans du BTP d'anticiper ce changement de facturation pour éviter toute difficulté administrative. Se préparer en amont permet non seulement de se conformer à la réglementation, mais aussi d'optimiser la gestion de son activité. Cette transition repose sur trois étapes principales.

 

1.Choisir une solution adaptée

Le premier réflexe est de vérifier si son logiciel de facturation actuel est compatible avec les exigences de la facturation électronique. De nombreux artisans utilisent déjà des outils numériques pour établir leurs devis et factures, mais tous ne sont pas encore conformes aux nouveaux formats imposés. Il faudra donc soit mettre à jour son logiciel, soit opter pour une nouvelle solution certifiée qui permettra de générer et transmettre des factures via une plateforme agréée.

 

2.Adapter ses processus internes

L'arrivée de la facturation électronique modifie les habitudes de travail. Désormais, toutes les factures devront être émises et stockées sous un format structuré. Cela implique d'adapter ses méthodes de gestion, notamment en veillant à bien identifier les plateformes utilisées par ses clients et fournisseurs.
 
Une bonne organisation passe également par une mise à jour des informations clients : numéro de SIRET, adresse e-mail et références administratives doivent être corrects pour éviter tout rejet de facture. Il peut être utile de prévoir un suivi plus rigoureux des paiements, puisque les délais et relances pourront être automatisés grâce aux nouveaux outils numériques.

 

3.Se former et s'informer

Comme toute réforme, la facturation électronique demande un temps d'adaptation. Les artisans du BTP ont tout intérêt à se former dès maintenant pour éviter toute surprise à l'approche des échéances. De nombreuses ressources existent : tutoriels en ligne, formations proposées par les Chambres de Métiers et de l'Artisanat, accompagnement par des experts comptables…
 
S'informer régulièrement sur l'évolution des réglementations est également essentiel. Le calendrier de mise en place pourrait évoluer, et de nouveaux outils adaptés au secteur du BTP pourraient voir le jour. Être à jour sur ces aspects permettra de mieux anticiper les changements et d'en tirer profit pour améliorer la gestion de son entreprise.

 

Les avantages pour les artisans du BTP

Au-delà de l'obligation légale, la facturation électronique offre plusieurs bénéfices aux artisans du BTP. Elle permet de simplifier la gestion administrative, de réduire les erreurs et d'améliorer le suivi des paiements.
 
D'abord, elle fait gagner du temps : plus besoin d'imprimer, d'envoyer ou d'archiver manuellement les factures. Tout passe par une plateforme sécurisée, garantissant une transmission rapide et fiable. Cette automatisation réduit aussi les erreurs de saisie, évitant ainsi les litiges et les retards de paiement.
 
Ensuite, elle améliore la gestion de trésorerie. Grâce au suivi en temps réel des factures, l'artisan sait immédiatement si un client a payé ou non. De plus, les délais de règlement sont souvent raccourcis, notamment pour les marchés publics et les grandes entreprises, déjà habitués à Chorus Pro.
 
Enfin, cette transition permet une meilleure organisation. L'intégration aux logiciels comptables facilite le suivi financier et l'accès aux documents, tout en limitant le risque de perte. Moins de paperasse, plus d'efficacité : à long terme, c'est un véritable atout pour les professionnels du bâtiment.

 

Les erreurs à éviter et les bonnes pratiques à adopter

Pour une transition fluide, voici les principales erreurs à éviter :

1. Attendre la dernière minute : mieux vaut anticiper pour choisir un logiciel adapté et se former aux nouvelles pratiques.
2. Choisir un outil inadapté : vérifier que son logiciel est compatible avec les formats exigés et connecté aux plateformes agréées.
3. Négliger la mise à jour des informations clients : des données incorrectes (SIRET, TVA, adresse) peuvent entraîner le rejet des factures.
4. Oublier l'archivage obligatoire : les factures doivent être conservées 10 ans sous format numérique, dans un système sécurisé.
5. Sous-estimer l'impact sur l'organisation : adapter ses méthodes de gestion et informer ses collaborateurs pour éviter toute perturbation.

 

FAQ

La facturation électronique soulève de nombreuses interrogations, en particulier pour les artisans. Voici les réponses aux questions les plus fréquentes pour vous aider à mieux comprendre cette transition.
 
1. Suis-je concerné par l'obligation de facturation électronique ?
Oui, toutes les entreprises, y compris les artisans du BTP, devront passer à la facturation électronique. L'obligation d'émettre des factures électroniques s'appliquera à partir de septembre 2028 pour les TPE et PME.
 
2. Dois-je obligatoirement utiliser un logiciel de facturation ?
Oui, la facturation électronique impose l'usage d'un logiciel ou d'une plateforme agréée. Vous ne pourrez plus envoyer de factures papier ou en PDF simple par e-mail.
 
3. Mon client doit-il aussi être équipé pour recevoir mes factures électroniques ?
Oui, à partir de septembre 2026, toutes les entreprises devront être capables de recevoir des factures électroniques, même si elles ne sont pas encore tenues de les émettre.
 
4. Quels sont les formats de facture acceptés ?
Les factures électroniques devront être émises dans un format structuré comme Factur-X, UBL ou CII, qui permettent une lecture automatique par les systèmes comptables.
 
5. Comment choisir la bonne plateforme pour émettre mes factures ?
Vous pourrez utiliser Chorus Pro (solution publique) ou opter pour une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP) agréée par l'État. Votre choix dépendra de vos besoins en gestion et de votre logiciel actuel.
 
6. Que se passe-t-il si je ne respecte pas l'obligation ?
En cas de non-respect, vous risquez des sanctions fiscales et des retards de paiement de la part de vos clients, car seules les factures électroniques seront valables.
 
7. Comment archiver mes factures électroniques ?
L'archivage numérique est obligatoire pendant 10 ans. Votre solution de facturation doit garantir un stockage sécurisé et conforme aux exigences légales.
 
8. La facturation électronique a-t-elle un coût ?
Oui, selon la solution choisie. Certains logiciels sont payants, mais il existe aussi des solutions gratuites comme Chorus Pro. L'investissement peut être rapidement rentabilisé grâce aux gains de temps et à la réduction des erreurs.

Article rédigé pour Batiactu par Rai d'Action.