Obligations légales | Déclaration Social Nominative (DSN): définition, obligation, nouveauté et fonctionnement

 

La Déclaration Sociale Nominative (DSN) : définition et principes

La Déclaration Sociale Nominative (DSN) est un dispositif de transmission des données sociales mis en place dans le cadre de la simplification administrative des entreprises. Son instauration découle de la loi Warsmann du 22 mars 2012, visant à moderniser les obligations déclaratives des employeurs. Expérimentée dès 2013, elle est devenue obligatoire pour l'ensemble des entreprises françaises en 2017, remplaçant progressivement de nombreuses déclarations sociales telles que l'Attestation Employeur Destinée à Pôle Emploi (AED), la Déclaration Unifiée des Cotisations Sociales (DUCS) ou encore la Déclaration Annuelle des Données Sociales (DADS).

 

Objectifs et avantages de la déclaration

La mise en place de la DSN répond à plusieurs objectifs majeurs :

• Simplifier les démarches des entreprises en remplaçant de multiples déclarations par un fichier unique.
• Fiabiliser les informations transmises en intégrant directement les données issues de la paie, réduisant ainsi le risque d'erreurs et les besoins de corrections ultérieures.
• Sécuriser les droits des salariés en garantissant une mise à jour rapide de leurs informations auprès des organismes sociaux (Assurance Maladie, retraite, Pôle emploi, etc.).
• Faciliter le contrôle des obligations sociales en permettant aux administrations concernées d'accéder aux données de manière centralisée et en temps réel.

 
Pour les entreprises du BTP, souvent confrontées à une gestion complexe des effectifs (intérimaires, contrats courts, multi-affiliations, etc.), la DSN constitue une avancée majeure en matière de simplification administrative et de conformité aux obligations légales.

 

Les données transmises via la DSN

La DSN regroupe un large éventail d'informations liées aux salariés et à l'activité de l'entreprise. Parmi les principales données figurent :

• Les informations sur l'employeur : SIRET, convention collective, établissement concerné.
• Les données d'identification des salariés : nom, prénom, numéro de Sécurité sociale, date de naissance.
• Les éléments relatifs à la paie : rémunération brute, primes, cotisations sociales, statut du salarié.
• Les événements impactant la situation du salarié : embauche, fin de contrat, arrêt de travail, accident du travail.
• Les déclarations spécifiques aux organismes sociaux : URSSAF, caisses de retraite, mutuelles, prévoyance, caisses de congés payés dans le BTP.

 

Les obligations des entreprises du BTP en matière de DSN

La DSN est une obligation légale qui concerne toutes les entreprises du BTP employant des salariés, quel que soit leur effectif. Elle s'applique aux employeurs du secteur du bâtiment et des travaux publics, y compris ceux ayant des travailleurs en contrat à durée déterminée (CDD), en intérim ou sous d'autres formes de contrats spécifiques au BTP.
 
En raison des particularités du secteur, la DSN prend en compte certaines spécificités comme :

• Les caisses de congés payés : les employeurs doivent déclarer les cotisations versées aux caisses spécifiques du BTP.
• Les régimes de prévoyance et de retraite complémentaire : des organismes comme PRO BTP sont intégrés au système de la DSN.
• Les travailleurs en contrats courts et en intérim, qui nécessitent un suivi plus rigoureux des déclarations d'entrée et de sortie.

 

Fréquence et délais de déclaration

La DSN repose sur une transmission mensuelle obligatoire, qui doit être envoyée :

• Le 5 du mois suivant pour les entreprises de plus de 50 salariés avec un paiement mensuel des cotisations.
• Le 15 du mois suivant pour les entreprises de moins de 50 salariés ou celles déclarant leurs cotisations trimestriellement.

 
En plus de cette déclaration mensuelle, des déclarations événementielles doivent être transmises dans les cinq jours suivant un événement touchant un salarié, comme :

• Un arrêt de travail (maladie, maternité, accident du travail).
• Une fin de contrat (licenciement, rupture conventionnelle, fin de CDD, etc.).

 

Sanctions en cas de non-respect des obligations

Toute entreprise qui ne respecte pas ses obligations en matière de DSN s'expose à des sanctions financières et administratives. Parmi les pénalités encourues, on note des majorations de retard appliquées sur les cotisations sociales dues à l'URSSAF, une amende forfaitaire en cas d'absence de déclaration ou d'erreur significative dans les informations transmises ou encore des risques pour les salariés, comme un retard dans le versement des indemnités journalières en cas d'arrêt de travail ou des difficultés dans la prise en compte des droits à la retraite.

 

Les évolutions et nouveautés récentes de la DSN dans le BTP

Depuis son introduction, la DSN a connu plusieurs évolutions afin de répondre aux besoins des entreprises et des salariés, notamment dans des secteurs comme le BTP. L'objectif est de simplifier encore davantage les démarches administratives tout en garantissant la fiabilité des informations transmises. Plusieurs nouveautés récentes ont impacté directement la gestion de la DSN dans le secteur du bâtiment et des travaux publics.

 

Changements réglementaires récents

L'un des principaux changements récents concerne l'adaptation de la DSN à la réforme de la cotisation sociale des indépendants (SSI), entrée en vigueur en 2020. Cette réforme a intégré les travailleurs indépendants et les micro-entrepreneurs dans le dispositif de la DSN. Les entreprises du BTP, qui emploient souvent des travailleurs indépendants ou des sous-traitants, doivent désormais prendre en compte ces nouvelles règles dans leurs déclarations mensuelles.
 
De plus, des ajustements ont été apportés pour simplifier le traitement des arrêts de travail et des accidents du travail. La DSN permet désormais une meilleure prise en charge des indemnités journalières, en simplifiant la transmission des données relatives à l'Assurance Maladie et à la sécurité sociale des travailleurs du secteur.
 
Les nouveaux taux de cotisations, notamment ceux relatifs aux accidents du travail et aux maladies professionnelles (AT/MP), sont également pris en compte dans les flux DSN.

 

Adaptations des logiciels de paie et des outils de gestion

Les entreprises du BTP ont dû s'adapter aux évolutions techniques de la DSN, notamment avec la mise en place d'un nouveau format de fichier (version 2023). Les éditeurs de logiciels de paie ont mis à jour leurs outils pour permettre aux entreprises de suivre les nouvelles exigences réglementaires et de simplifier le processus de déclaration.
 
L'un des grands enjeux est la prise en charge de l'ensemble des données relatives aux travailleurs mobiles. Dans le BTP, de nombreux salariés peuvent être amenés à travailler sur plusieurs chantiers à différents endroits. Les outils de gestion doivent maintenant être capables de traiter cette mobilité, en déclarant les différentes positions géographiques, ainsi que les périodes de travail effectuées dans plusieurs établissements ou chantiers.
 
Les outils de gestion des congés payés ont aussi évolué pour garantir une meilleure coordination entre les employeurs et les caisses de congés payés, particulièrement pour les entreprises soumises à des conventions collectives du BTP.

 

Comment bien gérer la DSN au sein de son entreprise ?

La gestion efficace de la DSN dans le BTP repose sur plusieurs bonnes pratiques.
Tout d'abord, il est essentiel de centraliser et mettre à jour régulièrement toutes les données relatives aux salariés dans un système de gestion de paie. Cela garantit que les informations, telles que les heures travaillées, les congés, les accidents du travail, et les rémunérations, sont cohérentes et prêtes pour la déclaration.
 
Ensuite, avant d'envoyer la DSN, il est important de vérifier la conformité des données, notamment celles relatives aux cotisations sociales, aux régimes de prévoyance et de retraite, et aux caisses de congés payés, pour éviter toute erreur ou retard dans le traitement des droits des salariés.
Un autre point clé est la gestion des événements (arrêts de travail, fin de contrat, etc.), qui doivent être déclarés dans les délais impartis pour éviter des complications administratives. Les entreprises peuvent faciliter cette gestion en adoptant des logiciels spécialisés dans le BTP, qui automatisent les calculs des cotisations et prennent en compte les spécificités du secteur. Ces outils permettent également de vérifier la conformité avant la transmission.
Enfin, il est essentiel que les équipes en charge de la gestion de la paie soient formées et sensibilisées aux évolutions de la DSN, pour garantir une bonne maîtrise des procédures et des logiciels, et ainsi éviter les erreurs liées aux changements réglementaires.

Article rédigé pour Batiactu par Rai d'Action.