Sécurisation des paiements dans le BTP : comment éviter les impayés ?

 

Retard de paiement, ce qu'il faut savoir

La sécurisation des paiements dans le BTP est une étape importante pour limiter le phénomène de retard de paiement qui est de plus prégnant dans le secteur de la construction notamment.
Il est donc important, pour débuter ce sujet, de faire un point sur ce qu'est un retard de paiement. Il faut savoir que la loi est particulièrement limpide sur cette thématique. En effet, après réception de la marchandise ou de la réalisation d'une prestation, le délai de paiement est légalement de 30 jours. Cela peut toutefois s'étendre à 60 jours à partir de l'émission de la facture ou bien de 45 jours fin de mois. Il faudra néanmoins que ce soit précisé dans le contrat.
En cas de retard de paiement constaté, l'artisan est en droit d'imposer des pénalités de retard.

 

Définition et avantages de la garantie de paiement

La garantie de paiement est un des dispositifs possibles qu'un dirigeant d'une entreprise de BTP peut activer pour sécuriser les paiements de sa société.
Cette garantie est obligatoire dès lors qu'il est question d'un marché privé et que le montant de la prestation est supérieure à 12 000 € HT. Plus concrètement, il s'agit d'un dispositif juridique dont la vocation est de couvrir l'entrepreneur en assurant le versement de la prestation à ce dernier si le client n'est pas en mesure de payer son dû.
Ainsi, ce procédé peut aussi bien concerner les maîtres d'ouvrage privés ou institutionnels, les commerçants, les personnes physiques, les professions libérales, les SCI ou encore les sociétés commerciales. Les particuliers qui utilisent un crédit pour le financement de leur projet travaux peuvent aussi être concernés par la garantie de paiement.
Elle peut se matérialiser de différentes manières, à savoir :

• un cautionnement bancaire assuré par un établissement bancaire en cas de manquement de la part du client
• une assurance-crédit garantie par une société d'assurance
• un prêt spécifique octroyé par un organisme bancaire et versé à l'artisan

 
Dès lors que l'intégralité des travaux sont payés, la garantie de paiement prend fin automatiquement.

 

La demande d'acompte : une obligation ?

L'acompte est également une solution de taille lorsqu'il est question de sécuriser les finances d'une entreprise. C'est pourquoi, même si ce n'est pas une obligation de demander un acompte à ses clients, nombre d'entreprises du BTP  ont recours à cette méthode qui permet notamment de pouvoir avancer les frais du chantier, en achetant les matériaux par exemple. Souvent, un acompte doit être réglé au moment de la signature du devis. Ce dernier s'élève en général à 30 % du montant global TTC des travaux. C'est une pratique assez courante pour les chantiers de grande envergure.
Que l'artisan soit ou non assujetti à la TVA, la rédaction d'une facture d'acompte sera alors obligatoire pour ce faire. Cette dernière matérialise le fait que des arrhes sont versées avant la réalisation complète du chantier. Sur la facture, il devra bien figurer qu'il s'agit d'une facture d'acompte et devra comporter toutes les informations obligatoires d'une facture classique.
 
Les avantages de l'acompte sont multiples pour l'artisan :

• sécuriser les transactions
• protéger en cas d'impayés
• gestion optimisée du flux de trésorerie
• couvre les coûts initiaux de la prestation
• assurer un engagement de la part du client

 
Lors de la livraison du chantier, la facture finale, aussi appelée facture de solde après acompte pourra être adressée au client. Sur cette dernière, figure alors le restant dû du prix initialement convenu sur le devis signé en amont.

 

Sécuriser ses paiements dans le BTP : l'importance des contrats bien rédigés

Dans le domaine du BTP, ce sont les devis qui font office de contrat liant les différentes parties. Il est donc primordial d'accorder une attention particulière à la rédaction de ces documents. En effet, si le devis est parfaitement clair et complet, cela permet de limiter fortement les risques de mécontentement des clients et une potentielle suspension de paiement.
Ainsi, pour éviter tout litige et instaurer une relation de confiance entre l'artisan et son client, un devis devra comporter un certain nombre d'informations obligatoires :

• les identités des parties signataires
• les mentions légales en lien avec l'entreprise
• le numéro de devis
• la date d'émission de devis
• le sujet du devis (définition précise des travaux avec le détail des prestations, les quantités, les matériaux utilisés…)
• le prix à l'unité et total
• les modalités de paiement, notamment la présence du versement d'un acompte, d'un échelonnement des paiements ou encore des pénalités de retard
• le délai pour la réalisation des travaux
• la durée de validité du devis
• les CGV

 

Editer des conditions générales de ventes claires

Les CGV font partie des éléments incontournables à retrouver sur le devis. Elles doivent être portées à la connaissance du client et signées par ce dernier.
Les rôles des CGV sont multiples. En premier lieu, elles servent à sécuriser les contrats et les prestations effectuées en précisant les conditions de réalisation. Ainsi, elles doivent clairement stipuler les délais et modalités de paiement mais aussi les conditions de résiliation de contrat ou encore les responsabilités de chacun.
Si un litige a lieu, des CGV parfaitement transparentes offriront une meilleure posture juridique au chef d'entreprise. Enfin, c'est également une preuve de professionnalisme de la part de l'artisan et participe à la relation de confiance qui s'instaure entre les parties.                                                              

 

Vérification de la solvabilité du client

Lorsque le client est une entreprise, il est tout à fait possible de vérifier la solvabilité de cette dernière. Il est notamment possible pour ce faire, de consulter divers sites internet comme Société.com ou encore Infogreffe.fr. Sur la fiche entreprise, figureront alors des informations importantes comme le fait d'être impacté ou non à certaines procédures telles qu'un redressement ou une liquidation judiciaire.
Cette méthode est uniquement valable pour les sociétés. Pour les particuliers, ce n'est pas le cas. Il faudra faire confiance à son instinct et éventuellement mettre en place le paiement d'un acompte.

 

Utilisation d'un outil informatique de facturation

La facturation est un élément essentiel dans le domaine du BTP. C'est elle qui permet d'achever la période de travaux et de percevoir la rémunération pour le service associé. Une gestion efficace de la facturation garantit un paiement dans les délais impartis, évitant ainsi les écarts dans la trésorerie.
Un suivi de la facturation renvoie aussi à l'image de la société et donc, à la crédibilité de cette dernière. Pour aider le chef d'entreprise du BTP à tenir une bonne facturation, il faut savoir que des logiciels informatiques peuvent vous simplifier la tâche.
Ces outils ont donc pour vocation d'établir des factures dans les règles de l'art, notamment en incluant les informations obligatoires qu'elles doivent comporter (numéro de facture, date, nom/coordonnée de l'entreprise, définition des travaux réalisés, montants HT et TTC, conditions de paiement) ainsi que quelques informations complémentaires non obligatoires mais bénéfiques (pénalités de retard, détail de paiement, détails du chantier…).
Des supports comme Obat ou encore Batichiffrage sont quelques exemples de logiciels pouvant aider à assurer la mission de dirigeant. En utilisant ce type d'outils, il est estimé un gain de temps de l'ordre de 50 % concernant la facturation. Il faut aussi savoir que l'automatisation des factures permet, en plus de l'édition de factures, d'envoyer des rappels de paiement lorsque la date d'échéance se rapproche. Les entreprises du BTP qui ont recours à un processus de relance automatique permet à ces dernières, une réduction de retard de paiement de l'ordre de 20 %. Enfin, il est prouvé que cette automatisation offre une réduction des erreurs de près de 70 % par rapport à une saisie manuelle des informations.

 

Quels sont les recours disponibles en cas d'impayés dans le BTP ?

Dans le cadre de retard de paiement qui perdure, voire en cas d'impayé de facture dans le BTP, des recours sont possibles pour obtenir le règlement de la prestation.
Dans un premier temps, il est envisageable de recourir à des solutions amiables. Ces dernières peuvent notamment consister en une simple relance, qu'elle soit par mail, par voie postale ou encore par lettre recommandée.
Il est également possible de tenter une médiation avec son client, en proposant notamment des facilités de paiement comme un échelonnement des sommes dues.
Il est aussi probable que cette manière douce ne fonctionne pas. Dans ce cas, d'autres options s'offrent au chef d'entreprise du BTP. Il peut être question des recours suivants :

• une mise en demeure : il s'agit d'une lettre officielle qui a pour vocation de réclamer immédiatement son dû auprès du client concerné. Il est également précisé dans ce courrier qu'à défaut de procéder au paiement de la facture sans délai, des poursuites judiciaires pourront être entamées.
• faire appel à une société de recouvrement : même s'il s'agit d'un service payant (commission sur les montants recouvrés), ces professionnels arrivent bien souvent à leurs fins.
• procéder à une injonction de payer : il est ici question d'une procédure judiciaire simplifiée qui consiste, par le dépôt d'une requête auprès du tribunal qualifié, à obtenir gain de cause et se faire payer la créance.
• effectuer une action en justice : c'est une procédure relativement longue et coûteuse qui est plutôt réservée aux dettes importantes.
• réaliser une saisie conservatoire : dans ce cas, le créancier est en mesure de bloquer les actifs du débiteur, le temps que tribunal rende son verdict.

Article rédigé pour Batiactu par Rai d'Action.